L'acquisition des congés payés se fait sur la période de référence fixée du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours. Cependant, des dates différentes peuvent être fixées par dispositions conventionnelles : convention collective, accord collectif, accord de branche, d'entreprise ou d'établissement applicables en droit du travail. 

De plus, la loi El Khomri entrée en vigueur au 1^er janvier 2017, rend désormais possible l’ouverture des droits aux congés payés dès l’embauche. Un salarié nouvellement arrivé peut donc poser ses jours de congé lorsqu’il en fait la demande, sans avoir fait une année complète dans l’entreprise. Par ailleurs, les salariés de moins de 21 ans au 30 avril de l’année précédente, bénéficient de 2 jours de congé supplémentaire par enfant à charge !

Selon ces dispositions légales, il appartient à chaque salarié d'informer son employeur des dates de congés souhaitées. 
Après concertation des responsables d'équipe, des roulements de présence au sein de l'entreprise pourront être organisés pour satisfaire plus de demandes. Si sur la forme, poser ses congés paraît simple, c’est une toute autre histoire quand on passe à la pratique ! Comment satisfaire chaque collaborateur lorsque le moment de poser ses vacances implique de faire parfois des concessions ? Partir hors ou pendant les vacances scolaires ? Faciliter les parents ou mettre sur un même pied d’égalité les jeunes célibataires ? 

Il existe toutefois un ordre de priorité…

En l’absence d’accord collectif, la période de prise des congés payés et l’ordre des départs sont fixés par l’employeur après avis du CSE (ou comité d’entreprise) ou, à défaut, des délégués du personnel (2) .

Cet ordre des départs tient compte des critères suivants :

• La situation de famille du salarié, et notamment des possibilités de congé de son conjoint, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• L’ancienneté ;
• La prise en considération d’une autre activité chez d’autres employeurs. Cette exigence doit se traduire par une tentative de trouver un arrangement à l’amiable entre les différents employeurs du salarié.

Par ailleurs, les conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité (PACS) qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (3).

Mettre en pratique l’intelligence collective au sujet des congés est largement préconisé pour satisfaire le plus grand nombre, dans un esprit de loyauté et d’équité les uns envers les autres. 

Faites également appel à votre expert-comptable, pour : 

• vérifier avec lui, la compatibilité des tâches et les risques courus si vous optez pour une polyvalence des postes durant les congés,
• formaliser les délégations et procurations nécessaires que vous comptez donner afin d'éviter d'éventuels blocages lors des absences.

5 conseils pour satisfaire l’ensemble de vos collaborateurs :

• Apaisez le sujet en proposant une réunion d’équipe. L’objectif est que chacun puisse donner son avis et proposer des solutions équitables validées par tous.
• Fonctionnez avec bon sens, en tenant compte de l’intérêt des uns et des autres. Des enfants en bas âge, une personne à charge, un conjoint ayant des congés particuliers auxquels on souhaite s’adapter (militaire par exemple) … sans pour autant exposer la vie personnelle de chacun, il peut être pertinent que chacun connaisse la situation de ses collègues pour une meilleure compréhension des impondérables.
• Créez un planning accessible à tous (un document en ligne par exemple) pour que chaque collaborateur puisse émettre ses doléances et qu’il puisse prendre connaissance des souhaits de ses collègues.
• Établissez ce planning longtemps à l’avance pour permettre à chacun de s’organiser et d’anticiper.
• Misez sur l’équité en proposant un roulement. Un collaborateur a posé ses vacances au mois d’août alors que son collègue déteste partir au mois de juillet ? Proposez d’inverser l’été suivant ! 

Responsabilité de l'employeur et communication des dates de congé : 

Les dates des congés demandés peuvent être accordées ou refusées par l'employeur qui doit veiller à la bonne marche de l'entreprise durant toute la période de congé.

Il peut imposer de prendre des jours de congé, sur une période donnée, en cas de fermeture temporaire de l'entreprise. Généralement, elles sont fixées en période de grand creux d'activité de l'entreprise (aout en France ou après une période saisonnière importante. Ex: restau, hôtel, tourisme, boutique noël, ...) Le personnel en est informé par l'employeur.

Il doit communiquer à chaque salarié la date validée des départs en congé, par tout moyen, au moins 1 mois à l'avance, dans les locaux normalement accessibles aux salariés.

Encourager l’échange et la transparence sont essentiels pour que chacun comprenne les obligations ou les souhaits de l’autre. Mettez rapidement ces astuces en pratique !

(1) https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2258
(2) art. L.3141-16 Code du travail
(3) art. L.3141-14 Code du travail